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L'Ufficio Stampa

L’ufficio stampa, funzioni, strumenti, consigli utili.

a cura di: Alex Santi

L’ufficio stampa è un interlocutore dei media, un “trait d’union” fra l’impresa e i mezzi di comunicazione che contribuisce, insieme agli altri comparti della comunicazione, ad aumentare l'influenza, a rafforzare il prestigio, a costruire un'immagine positiva dell'organizzazione e a consolidarla con il passare del tempo.

Vediamo le principali funzioni dell’ufficio stampa:

  • Selezionare il flusso di informazioni provenienti dall'azienda e tradurle in notizie interessanti per i media. L’ufficio stampa si occupa quindi di reperire le informazioni, selezionare le più rilevanti e predisporle in modo da divulgare gli obiettivi, i contenuti e i risultati aziendali.
  • Curare la tutela e lo sviluppo dell’immagine dell’azienda verso i media.
  • Individuare, selezionare, classificare i centri di informazione di interesse per l'impresa, individuando il destinatario finale "giusto".
  • Consolidare e pianificare, in maniera continuativa e organizzata, il rapporto con i giornalisti.
  • Captare e valutare i temi di fondo che sono di volta in volta in voga tra i giornalisti. Individuare tempestivamente il delinearsi di nuove tendenze che potrebbero influenzare la stampa è fondamentale per fornire informazioni in sintonia con gli argomenti sviluppati e ricercati dai media.
  • Monitorare le azioni e le linee adottate dalla concorrenza.

 

Gli strumenti  a disposizione dell’ufficio stampa sono molteplici:

  • comunicati stampa
  • conferenze stampa
  •  invio periodico di documentazione (sintetica) sull’attività svolta
  • invito a partecipare, come ospite, ad eventi aziendali interni ed esterni per accrescere la conoscenza ed il vissuto aziendale senza richiesta di contropartita di prestazione professionale
  • incontri per stabilire rapporti di fiducia

 

E' bene distinguere il ruolo del componente dell’ufficio stampa da quello del giornalista. L’addetto stampa di un’impresa non deve essere un “giornalista” che eroga semplicemente notizie, ma deve trattarsi di un “comunicatore d’impresa” ed agire secondo i criteri del marketing della comunicazione. Per l’addetto stampa la notizia è un “prodotto” da collocare sul mercato in un adeguato packaging in determinati punti vendita, con l’attenzione ai pubblici sia interni che esterni.

Vediamo alcuni suggerimenti su come adottare un’opportuna attività di ufficio stampa:

  • grande coerenza fra immagine e strumenti di comunicazione con le redazioni;
  •  quella dello scoop è un’ottica giornalistica, non dell’addetto stampa: valutare sempre la notizia secondo il calendario dell’impresa, non del giornale. Bisogna aspettare il momento giusto per diffondere l’informazione;
  • valutare sempre l’incidenza che la notizia ha sul pubblico interno: si eviteranno frustrazioni e si stimolerà lo spirito di appartenenza;
  • tempestare le redazioni giornalistiche o di agenzie di stampa con fax, mail, telefonate per richieste di pubblicazione di notizie, può essere controproducente: non è importante quanto si appare, ma come e in che contesto;
  •  l’ufficio stampa o una semplice attività di base di relazioni con i media deve trovare la propria collocazione in un più ampio piano di comunicazione/relazioni pubbliche complessivo o, almeno nei casi più semplici, nel piano di marketing.

Uno dei più potenti strumenti di comunicazione dell’ufficio stampa è il comunicato stampa (di cui parleremo dettagliatamente in seguito).

 

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